Unohdettu turvatekniikka – kun liiketoiminta pysähtyy kesken työpäivän

Yrityksen arki pyörii monen teknisen järjestelmän varassa. Turvajärjestelmät, lukitus, kulunvalvonta, kameravalvonta ja rikosilmoitinjärjestelmät, suojaavat omaisuutta, henkilöstöä ja asiakkaita.

Kun järjestelmät toimivat, niitä ei juuri huomaa. Mutta kun niiden ylläpito ja huolto unohtuu, seuraukset voivat konkretisoitua ikävällä tavalla.

Mitä tapahtuu, kun yrityksen turvatekniikan ylläpito ja huolto unohtuu?

• Toimitilan kulunvalvonta pimenee sähkökatkon aikana, koska akustoa ei ole huollettu. Työnteko keskeytyy ja turvallisuus vaarantuu.
• Yrityksen murto jää selvittämättä, koska kameravalvonta on ollut viikkoja epäkunnossa. Vakuutusyhtiö ei korvaa vahinkoja.
• Tieto tulipalosta ei välity eteenpäin, koska kuukausikokeet ovat jääneet suorittamatta. 
• Kiinteistön ovet ovat auki arkipyhänä, koska rikosilmoittimen kalenteria ei ole ylläpidetty.
• Kulunvalvontapalvelimen kovalevy rikkoutuu ja varmuuskopioita ei ole otettu. Palvelimen korjaaminen vie huomattavasti aikaa ja on kallista.

Näissä tilanteissa kustannukset voivat nousta nopeasti kymmeniin tai jopa satoihin tuhansiin euroihin. Pahimmillaan yrityksen maine kärsii pysyvästi. Ylläpidon ja huollon laiminlyönti myös voi lyhentää laitteiden elinkaarta, mikä on tietenkin aina huono uutinen.

Miksi turvatekniikan ylläpito koetaan haastavaksi?

Yleisin syy on vastuiden epäselvyys: kuuluuko huolto kiinteistönomistajalle vai vuokralaiselle? Tilannetta sekoittaa usein myös se, että järjestelmiä on hankittu eri toimittajilta, jolloin kokonaiskuvaa ei ole helppo hallita.

Lisäksi monella on epätietoisuutta siitä, että modernit turvajärjestelmät vaativat ylläpitoa ja päivityksiä siinä missä it-järjestelmätkin. Jos huoltovastuita ei ole selkeästi sovittu tai järjestelmien tarpeita ei tunneta, voi huolto jäädä tekemättä, vaikka kyse olisi lakisääteisestä velvoitteesta.

Usein ylläpito mielletään myös ylimääräiseksi kustannukseksi, vaikka todellisuudessa se on investointi toimintavarmuuteen ja riskienhallintaan. Kun huolto unohtuu, kustannukset tulevat vastaan ennemmin tai myöhemmin – yleensä yllättäen ja merkittävästi suurempina.

Ylläpito ja huolto tuo ennakoitavuutta ja mielenrauhaa

Modernit, verkkopohjaiset turvajärjestelmät tarvitsevat jatkuvaa ylläpitoa sekä säännöllistä huoltoa. Tämä varmistaa turvateknisten järjestelmien toiminnan ja tietoturvan, ehkäisee vikoja ja pidentää laitteiden elinkaarta.

Kun huolto hoidetaan kokonaisuutena vuosihuolloista ja varajärjestelmien tarkistuksista aina ohjelmistopäivityksiin, yritys voi keskittyä omaan ydintoimintaansa ja luottaa siihen, että järjestelmät pysyvät toimintavarmoina.

3 asiaa, joita ei kannata unohtaa

• Turvatekniikan järjestelmät vaativat ylläpitoa ja huoltoa säilyttääkseen toimintavarmuutensa. Osaa järjestelmistä laki velvoittaa huoltamaan ja sitä voidaan edellyttää myös vakuutusehdoissa.
• Dokumentoi testaukset ja huollot. Viranomaisvaatimukset eivät jätä tulkinnanvaraa, joten valitse kumppani, joka dokumentoi työn huolella.
• Säännöllinen ylläpito säästää kustannuksia ja ehkäisee mainehaittoja. Ajoissa tehty huolto on aina edullisempi kuin yllättävä korjaus. Mainehaittojen hintaa on vaikea rahassa edes mitata.

Tämä blogi on osa Huoltamaton Suomi  -blogisarjaa. Lue sarjan muut kirjoitukset ja syvennä ymmärrystäsi turvatekniikan ylläpidosta ja huollosta. Kun pidät järjestelmät ajan tasalla, varmistat toimintavarmuuden, vähennät riskejä ja vältät turhat kustannukset.