Kiinteistöturvallisuutta kannattaa ajatella jatkuvana kehityspolkuna. Matkan varrella on kehityssprinttejä, mutta missään vaiheessa ei pysähdytä paikoilleen.
Kiinteistöturvallisuus elää ajassa: teknologia, vaatimukset ja toimintaympäristöt muuttuvat jatkuvasti, jolloin myös turvallisuuden kehittämisestä tulee jatkuvaa työtä.
Miten päästä eroon projektiajattelusta ja siirtyä jatkuvan kehittämisen malliin?
Jatkuvat palvelut tuottavat dataa kehittämiseen
Ensin tarvitaan tietoa. Toivottu turvallisuustaso ei säily – eikä jatkuva kehittäminen onnistu – ilman ajantasaista tietoa.
Säännöllinen huolto, dokumentaation päivittäminen, käyttäjä- ja kehityspalautteet ja käyttöoikeuksien hallinta pitävät perustan kunnossa ja samalla syntyy jatkuva tilannekuva siitä, missä mennään. Jos käytössä on turvaverkkopalvelu, se tekee tarjoaa runsaasti tuiki tärkeää tietoa järjestelmistä ja niiden toiminnasta. Turvaverkkopalvelu tuo seurantaan myös reaaliaikaisuutta, sillä se kertoo heti, jos kamera pimenee tai kulunhallintajärjestelmä kyykkää.
Kun järjestelmistä kerättyä tietoa myös hyödynnetään aktiivisesti, kehittäminen muuttuu ennakoivaksi:
- toistuvat häiriöt ja poikkeamat havaitaan ja analysoidaan
- tunnistetaan kasvavat riskit
- nähdään, missä kohtaa elinkaarta järjestelmät ovat
Tällöin päätöksiä ei tehdä oletusten vaan tiedon perusteella.
Rutiinit ja prosessit ratkaisevat kehityspolulla
Mitä tiedolla sitten tehdään? Jatkuva kehittäminen tarvitsee tiedon tueksi selkeät rutiinit ja prosessit.
Säännöllinen tarkastelu auttaa hahmottamaan kokonaisuuden ja tunnistamaan, mihin suuntaan turvallisuutta kannattaa kehittää. Kohteissa on eroja – ulkoa tulevat vaatimukset, valitut järjestelmät ja kohteen käyttötarkoitus vaikuttavat seurantatarpeeseen. Esimerkiksi taloyhtiössä vuosittainen tarkastelu täyttää useimmat tarpeet, kun taas kauppakeskuksessa on elettävä hyvinkin lyhyellä syklillä. Suuremmissa kokonaisuuksissa tarkastelua pitää siis tehdä tiheämmin, joissain tapauksissa kuukausi-, viikko- tai jopa päivätasolla.
Käy vähintään vuosittain läpi, mitä havaintoja, riskejä ja mahdollisuuksia vuoden aikana on tunnistettu. Hyödynnä tässä dataa esimerkiksi lokeista, pääkäyttöpalvelusta ja huolloista. Ota sen jälkeen askel taaksepäin ja katso isoa kuvaa: päivitä riskit ja vaatimukset sekä arvioi palvelutarpeet uudelleen.
Priorisoi tämän pohjalta kehitystoimenpiteet ja hahmottele 1–3 vuoden kehityspolku. Nosta vuosittain toteutukseen suunnitelman mukaiset toimenpiteet.
Oikean kumppanin kanssa kehityspolku on kevyempi kulkea
Harvalla organisaatiolla on mahdollisuus ylläpitää kaikkea kiinteistöturvallisuuteen liittyvää osaamista itse. Onneksi tueksi voi valita kumppanin.
Lue kumppanuuden merkityksestä kehittämisessä lisää Turvallisuuden satama -blogisarjan viimeisestä osasta: Kehittyvä kiinteistöturvallisuus pohjautuu kumppanuuteen