Turvallisuusprojektin onnistuminen ratkaistaan usein ennen kuin yhtäkään laitetta on asennettu. Hyvinkin laadukkaat järjestelmät voivat jäädä vajaakäytölle tai aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia, jos projektin alkuvaiheessa tehdään vääriä valintoja – tai jätetään asioita huomioimatta.
Monet turvallisuushankkeet törmäävät samoihin sudenkuoppiin. Kun ne tunnistaa etukäteen, projekti voidaan toteuttaa huomattavasti hallitummin.
1. Puutteellinen alkumäärittely
Yksi yleisimmistä kompastuskivistä on puutteellinen alkumäärittely. Projekti lähtee liikkeelle yksittäisestä ongelmasta tai teknisestä ratkaisusta ilman, että kokonaisuutta pysähdytään tarkastelemaan.
Jos lähtötilanne ja tavoitteet jäävät epäselviksi, lopputulos voi jäädä irralliseksi suhteessa arjen tarpeisiin tai liiketoiminnan tavoitteisiin.
Tee näin: Panosta alkumäärittelyyn.
Lue lisää aiheesta: Turvallisuushanke – mistä kannattaa aloittaa?
2. Kokonaiskuvaa ei tarkastella riittävän laajasti
Turvallisuus ei ole yksittäinen järjestelmä, vaan osa kiinteistön ja toiminnan kokonaisuutta.
Virhe syntyy usein silloin, kun tarkastelu rajataan vain yhteen osa-alueeseen, esimerkiksi lukitukseen tai kameravalvontaan, ilman että huomioidaan muita järjestelmiä, käyttäjiä tai tilojen käyttöä.
Kun kokonaiskuva jää hahmottamatta, ratkaisut voivat olla teknisesti toimivia, mutta arjessa hankalia tai vaikeasti laajennettavia.
Tee näin: Muista tarkastella turvallisuutta kokonaisuutena ja selvittää myös mahdolliset liiketoimintahyödyt.
Lue lisää aiheesta: Kokonaisturvallisuus yrityksessä – mitä päättäjän pitää tietää
3. Integraatioiden mahdollisuuksia ei hyödynnetä
Monissa kiinteistöissä on jo useita turvallisuusjärjestelmiä, jotka voisivat toimia yhdessä. Silti integraatioiden mahdollisuuksia ei aina hyödynnetä suunnittelussa.
Tämä voi johtaa esimerkiksi:
- päällekkäisiin järjestelmiin
- heikompaan tilannekuvaan
- ylimääräiseen manuaaliseen työhön
Tee näin: Selvitä aina integraatiomahdollisuudet ja niiden edut.
4. Vastuut jäävät epäselviksi
Turvallisuusprojekteissa on usein mukana useita osapuolia: kiinteistön omistaja, käyttäjäorganisaatio, järjestelmätoimittaja ja mahdollisesti useita alihankkijoita.
Jos vastuita ei määritellä selkeästi jo projektin alkuvaiheessa, syntyy helposti sekaannuksia ja asioita voi jäädä huomaamatta.
Tee näin:
Sovi etukäteen esimerkiksi:
- kuka vastaa projektin johtamisesta
- kuka vastaa järjestelmien käyttöönotosta
- kuka vastaa järjestelmistä käytön aikana
5. Käyttö ja ylläpito unohtuvat
Turvallisuusjärjestelmän elinkaari on pitkä, mutta suunnittelu keskittyy usein vain hankintaan ja asennukseen. Käytön aikaiset palvelut sekä huolto ja ylläpito jäävät helposti liian vähälle huomiolle.
Tee näin:
Pohdi jo suunnitteluvaiheessa kannattaa esimerkiksi:
- kuka valvoo järjestelmien toimintaa
- kuka hallinnoi käyttöoikeuksia
- miten päivitykset ja muutokset tehdään
- kenelle soitetaan häiriötilanteessa
Kun nämä asiat ratkaistaan etukäteen, järjestelmät pysyvät toimintavarmoina ja turvallisuustaso säilyy.
6. Käyttäjiä ei oteta mukaan ajoissa
Liian usein käyttäjät tulevat mukaan vasta käyttöönoton vaiheessa eikä heillä ole mahdollista kertoa toiveitaan lopputuloksesta.
Tee näin: Kuuntele loppukäyttäjien näkemykset ja toiveet jo alkumetreillä - se sujuvoittaa käyttöönottoa ja sitä kautta järjestelmän tuoma hyöty kasvaa. Järjestelmästä ja projektista riippuen käyttäjien edustajien osallistaminen projektiin voi myös lisätä käytettävyyttä.
Kun panostat alkumäärittelyyn, vältät suurimman osan ongelmista
Suurin osa turvallisuusprojektien ongelmista johtuu siis puutteellisesta valmistelusta. Kun nykytila ymmärretään, tavoitteet määritellään selkeästi ja vastuut sovitaan etukäteen, projektikin etenee soljuen.
Seuraavassa artikkelissa käymme läpi, mistä tekijöistä onnistunut turvallisuusprojekti lopulta rakentuu.
Lue seuraavaksi: Näistä tekijöistä syntyy onnistunut turvallisuusprojekti
Kaipaako turvallisuuskokonaisuutenne selkeytystä?
Autamme hahmottamaan nykytilan ja tunnistamaan kriittisimmät kehityskohteet. Paikallisten toimipisteiden yhteystiedot löydät täältä tai jätä tarjouspyyntö tällä sivulla.
Sukella syvemmälle aiheeseen
Tämä blogikirjoitus on osa Turvallisuuden satama -sisältökokonaisuutta, jossa pureudumme lukitus- ja turvatekniikan projektien eri vaiheisiin pintaa syvemmältä.
Tutustu aiheeseen lisää täältä.